Privacy Reglement
Stichting Vluchtelingkinderen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Vluchtelingkinderen volgt de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Uitdrukkelijk vragen om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de bescherming van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.
Als Stichting Vluchtelingkinderen zijn wij verantwoordelijk voor een veilige verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy statement, of in algemene zin, vragen hebt hierover kunt u contact met ons opnemen via info@vluchtelingkinderen.nl
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Vluchtelingkinderen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
1. Communicatie binnen de organisatie
2. Communicatie met leveranciers en dienstverleners
3. Financiële en vrijwilligers administratie
4. Versturen van nieuwsbrieven, mails en/of berichten
5. Ondersteuning vluchtelingen
6. Aanvragen en verantwoorden van subsidies bij subsidieverstrekkers (gemeenten en fondsen).
Voor de doelstellingen vermeld onder 1 t/m 4 kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
− Naam organisatie
− Contactpersoon (Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam)
− Functie in de organisatie
− Adresgegevens
− Telefoonnummer
− E-mailadres
− IBAN. (alleen tbv betalingen aan leveranciers en dienstverleners)
Om de uitvoering van de doelstellingen genoemd onder 5 en 6 mogelijk te maken zijn van vluchtelingen de volgende persoonsgegevens noodzakelijk:
− Voornaam & Naam
− Verblijfs- of contactadres
− Telefoonnummer
− E-mailadres
− Contactpersoon in Nederland
− IBAN (eventueel van contactpersoon)
− Land van herkomst
− Geboortedatum
− Geboorteplaats
− Vluchteling nummer (V-nr)
− Status
− Vluchtrelaas
− OV kaartnummer
− BSN
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van alle hierboven beschreven doeleinden. Met derde partijen wordt bedoeld verwerkers van gegevens zoals webhost, accountant en leverancier van financiële software, maar ook derden die benaderd worden in het kader van ondersteuning aan vluchtelingen. Dit zijn dan bijvoorbeeld de subsidieverstrekkende gemeenten, advocaten of ambassades.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere gegevensverwerkende partijen waarmee we geen verwerker overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat een overheidsdienst in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Bewaartermijn
Stichting Vluchtelingkinderen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te bescherming tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
− Alle personen die namens Stichting Vluchtelingkinderen kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
− We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
− We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
− We testen en evalueren onze maatregelen.
− Onze vrijwilligers, bestuursleden en werkgroepleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die wij van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze medewerkers. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. U kunt zich voor het stellen van vragen, of het doorgeven van wijzigingen wenden tot info@vluchtelingkinderen.nl.
Klachten
Indien u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw gegevens willen rectificeren of verwijderen, vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Ook heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Als u naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op via info@vluchtelingkinderen.nl.
